請求書メールの開封が分かる仕組みで、未収金の回収率が80%→97%｜見積・請求・入金管理の一元化（IT受託開発会社）

この案件の中身

相談のきっかけ

見積・請求・入金を、エクセルとメールと会計ソフトでばらばらに管理していた。請求書をメールで送っても、相手が見たのかどうかが分からず、入金が遅れている理由が「見ていない」のか「見たうえで止まっている」のかを切り分けられなかった。

導入前の手間

見積はエクセル、送付はメール、入金の確認は会計ソフト、と道具が分かれていて、経理担当の作業に月20時間ほどかかっていた。請求書をメールで送ったあと、相手が見たのかどうかが分からず、督促の連絡を入れるべきか、再送すべきかを判断できなかった。

実装した範囲

• —見積の作成と確定。確定した見積から、請求書を自動で発行する
• —請求書のメール送付と、開封の記録。相手がメール・請求書を開いたかどうかが、請求ごとに分かる
• —入金の未収アラート。期日を過ぎても入金のない請求を自動で拾い、担当者に知らせる
• —督促メールの下書き。未収の請求について、経緯に合わせた文面を生成AIが下書きする（送信は人が確認してから）
• —見積・請求・入金を1つのシステムで管理（以前はエクセル・メール・会計ソフトに分かれていた）

確認できている成果

• —未収金の回収率が80% → 97%に改善。請求書メールの開封が分かるようになったことが効いた
• —経理担当の作業時間が月20時間 → 4時間
• —実運用中（2026年9月時点）

開発期間・体制

約1か月・1名で開発し、導入。当時は Django（Python）で作ったが、5名規模の会社の業務システムとしては大きすぎる構成だった。いま同じものを作るなら、下の「今つくる場合の構成」にする。サーバーを常時動かさずに済むので、月々の固定費が小さく、保守の手間も減る

費用目安

月額3万円で運用中。今の料金体系で同じ範囲を作る場合も、初期費用0円・月額制。メール送信サービスと生成AIの利用料は実費

対応できない条件

• —メールの開封は、本文に入れた小さな画像の読み込みで判定する。画像を表示しない設定のメールソフトでは、開いていても「未開封」に見える。逆に、Appleの「メールプライバシー保護」のように画像を自動で読み込む設定では、開いていなくても「開封」に見えることがある
• —より確実に知りたい場合は、請求書PDFを添付せず、リンクから開いてもらう形にして、閲覧そのものを記録する方式を併用する
• —開封を記録することは、取引先への案内やプライバシーポリシーに書いておくのが望ましい
• —督促メールはAIの下書き。送るかどうか、どんな文面にするかは人が決める

通信の暗号化（TLS 1.2以上）、パスワードのハッシュ化（bcrypt）、認証情報の暗号化、サーバーの公開鍵認証、国内データセンター、バックアップと復旧手順は、すべての案件でセキュリティポリシーのとおりに行っています。安全性と使いやすさを両立させる考え方は安全にAIを入れる当社のやり方にまとめています。