メールから案件管理を自動化｜返信待ち・対応漏れが一目でわかる案件ボードと専用メーラー（IT系ベンチャー）

この案件の中身

相談のきっかけ

営業メールの対応漏れや返信待ちの状況が、担当者に聞かないと分からなかった。案件のやり取りは担当者それぞれのメールに分散していて、どの相手が返信待ちで、どの相手にこちらが返す番なのかを、代表やマネージャーが一覧できる場所がなかった。CRMを入れても入力が続かない、という事情もあった。

導入前の手間

案件のやり取りは担当者それぞれのメールソフトの中にあり、全体を見渡せる場所がなかった。返信を待っているのか、こちらが返す番なのか、しばらく止まっているのかは、代表やマネージャーが担当者に1人ずつ聞いて確かめていた。

実装した範囲

• —メールの自動取り込み。受信メールと送信済みメールをIMAPで定期的に取得する。既存のメール環境はそのままで、普段のメールソフトとも併用できる
• —専用メーラー。メールの閲覧・返信・送信までを同じ画面で行え、日常のメール対応をここで完結できる
• —相手ごとのやり取りの整理。過去の履歴と対応状況を、相手単位でまとめて表示する
• —ボールの向きの判定。「自社対応待ち」「相手の返信待ち」「対応完了」を表示する。判定は手で直せる
• —担当者別の表示。担当者ごとの案件と未対応の状況を絞り込める
• —休眠・フォロー候補の抽出。一定期間やり取りが止まっている未完了の案件を一覧にする
• —要点と次の一手のAI生成。メールの内容を要約し、次に必要な対応を提案する
• —AIへの送信の除外設定。守秘契約のある案件などは、案件単位のチェック1つで、以後のメール本文を外部のAIに送らない
• —通知。返信が必要な案件とフォロー候補を、毎朝まとめて担当者に知らせる
• —管理者向けの一覧。マネージャーや代表が、担当者を横断して案件の進捗を確認できる

確認できている成果

• —担当者ごとのメールに分散していたやり取りと対応状況が、1つの画面にまとまった
• —代表・マネージャーが、案件全体の進捗、返信待ち、フォローが必要な相手を、担当者に個別に確認する前に見渡せるようになった
• —複数社に納品済みで、利用中

開発期間・体制

最初の案件ボードを約3週間で開発。試験運用で得た意見を取り入れ、約1か月かけて送受信機能つきの専用メーラーへ拡張。開発担当1名が要件整理・設計・実装・導入支援まで対応し、利用企業の代表者と現場の担当者に操作を確認してもらいながら改善した

費用目安

初期費用0円・月額5万円（税別）。利用人数と、連携するメールアカウントの数で変わる。AI API・サーバーの利用料は別途

御社の様式で無料試作→この費用感で相談する →

試作は最初の画面まで0円・1〜2週間。合わなければそこで終わりです

対応できない条件

• —メールサーバーがIMAP／SMTPに対応していることが前提。Gmail（Google Workspace）のメール本文をGoogleのAPIで読み取る形は、Googleによる審査と第三者のセキュリティ評価が毎年必要になるため、別途相談
• —AIの要約と対応案は下書き。送信するかどうかの判断は人が行う
• —電話・チャット・対面でのやり取りはボードに出ない。メールに残っていない約束は拾えない
• —時間削減率などの定量的な効果は計測していない

通信の暗号化（TLS 1.2以上）、パスワードのハッシュ化（bcrypt）、認証情報の暗号化、サーバーの公開鍵認証、国内データセンター、バックアップと復旧手順は、すべての案件でセキュリティポリシーのとおりに行っています。安全性と使いやすさを両立させる考え方は安全にAIを入れる当社のやり方にまとめています。

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