紙カルテ・音声メモを電子カルテに取り込む仕組み

相談のきっかけ

紙カルテを使い続けながら、入力し直す手間をかけずに電子カルテへ移したい。

この案件の中身

運用状況

実運用中（2026年9月時点）。このページの最終更新：2026年10月12日

対象業務

美容サロンの紙カルテの電子化と、施術後の音声メモからのカルテ補完

導入前の手間

紙カルテを電子カルテに移すには、スタッフが1項目ずつ入力し直す必要があった。サロンごとにカルテの様式や略語が違い、施術中や施術後に話した内容はカルテに残りにくかった。

実装した範囲

• —紙カルテの撮影画像を読み取り、サロンごとのカルテ項目（来店のきっかけ、お悩み、施術内容、次回の提案など）に振り分けて登録
• —サロンごとに違うカルテ様式（横長、左右分割など）や略語に合わせる設定
• —施術後の音声メモを文字起こしし、カルテの項目を補う機能（送る前に無音部分を除いて、処理時間と費用を減らす）
• —取り込み結果は電子カルテの確認画面でスタッフが承認してから反映
• —サロンを追加してもコードの変更が要らない構成（項目と様式は電子カルテ側で管理）
• —処理記録に個人情報を残さない設計（画像・音声は識別用の値だけを記録）

確認できている成果

• —紙カルテを人が一項目ずつ入力し直すのではなく、撮影して確認・承認するだけで電子カルテに取り込めるようにした
• —紙のカルテを使い続けたまま、音声メモで内容を補える運用にした

安全のために入れたもの

• —扱ったデータ 紙カルテ（施術履歴・肌や体の情報）と施術後の音声メモ
• —守り方 AIは電子カルテに直接書き込まない
• —人が確認する場面 読み取った内容をスタッフが確認・承認してから反映

開発期間・体制

1サロンの紙カルテで読み取り方を固め、そのあと複数サロンへの対応と音声メモの取り込みを追加した

費用目安

月額1万〜4万円（税別）。既存の電子カルテとの連携は内容によって個別見積

対応できない条件

• —手書きの崩れや略語は読み違えることがあるため、スタッフの確認を省く運用はしない
• —最初に、サロンの実際のカルテを数枚見て項目と様式を設定する必要がある
• —録音はお客様の同意を得たうえで行う前提

今つくる場合の構成

Gemini API、OCR、音声の文字起こし、Python、ffmpeg、CRM連携API

通信の暗号化（TLS 1.2以上）、パスワードのハッシュ化（bcrypt）、認証情報の暗号化、サーバーの公開鍵認証、国内データセンター、バックアップと復旧手順は、すべての案件でセキュリティポリシーのとおりに行っています。安全性と使いやすさを両立させる考え方は安全にAIを入れる当社のやり方にまとめています。