請求書を出している会社には、毎日の入金消込があります。銀行の入金明細と請求の一覧を見比べ、どの請求が払われたかを消し込み、会計ソフトに入力する作業です。件数が増えるほど、手数料の差し引きやまとめ入金で手が止まります。
この記事では、今の会計ソフトを替えずに入金消込を自動化するやり方に絞って書きます。費用は、当社で動いている実例をもとにした計算例です。
結論：合うものは自動、迷うものは人が決める
入金消込の自動化は、名義と金額が一致する入金だけを自動で消し込み、迷う入金は候補を出して人が決める形にすると、間違いが少なく毎日回ります。
全部を自動にしようとすると、手数料の差し引きやまとめ入金で誤った消込が起き、あとで直す手間のほうが大きくなります。自動にする範囲を先に決めることが、いちばん大事です。
会計ソフトへの登録は、今のソフトを替えずにできます。方法は3つあり、あとの節で比べます。
自動にできる入金と、人が決める入金を分ける
入金明細を請求と照らし合わせると、入金は次の4種類に分かれます。
| 入金の種類 | 扱い |
|---|---|
| 名義と金額が一致 | 自動で消し込む |
| 請求より少ない（振込手数料の差し引きの可能性） | 候補を出して人が決める |
| 同じ取引先の請求2件分をまとめて入金 | 候補を出して人が決める |
| 振込名義が個人名など、請求の宛名と違う | 候補を出して人が決める |
実例では、1日8件の入金のうち5件が自動、3件が人の確認でした。人が見るのは迷う3件だけなので、全件を見比べる作業はなくなります。
期日を過ぎても入金がない請求は、消込とは別に「未入金の一覧」として残します。催促の連絡の対象になります。
候補の出し方は2通りです。
- 決まり（ルール）で出す：差額が手数料の範囲か、同じ取引先の請求の合計と一致するか、などの条件で出す
- AIで出す：過去の消込の記録から、この取引先はいつも手数料を引いてくる、などの傾向も含めて候補を出す
どちらでも、消し込むかどうかを決めるのは人です。AIの候補が外れることはあるので、この前提は変えません。
会計ソフトを替えずに登録する方法を選ぶ
決まった消込を会計ソフトに登録する方法は3つあります。今のソフトに何があるかで選びます。
| 方法 | 向いているソフト | 注意点 |
|---|---|---|
| 画面の操作を自動で行う（RPA） | CSVの取り込み口も外からつなぐ口（API）もないソフト | 画面が変わると手直しが要る |
| API（外からつなぐ口）を使う | クラウドの会計ソフトでAPIがあるもの | もっとも確実。APIの有無をまず確かめる |
| CSVで取り込む | CSVの取り込み機能があるソフト | 取り込みの操作は人が行うことが多い |
APIがあればAPIを使うのが確実です。ないソフトでも、人が打ち込んでいる画面に同じ順番で自動で入力する形（RPA）で登録できます。Windows専用のソフトの場合は、Windowsの端末を1台用意してもらいます。
費用を計算例で見る
当社の実例を2つ挙げます。計算例であり、平均や相場ではありません。
部品メーカー（事務・経理の部署）
- 月額1万円（税別）・初期費用0円
- サーバー代は月3,000円ほど（お客様の負担）
- 候補は決まりで出す。会計ソフトは入れ替えていない
- お客様の話では、毎日の手作業が減った分で費用は回収できている
卸のメーカー（事務の部署）
- 月額2万円（税別）・初期費用0円
- サーバー代とAIの利用料を合わせて月5,000円ほど（お客様の負担）
- 迷う入金にAIが候補を出す版。半年ほど稼働
1年間の計算例は、部品メーカーの構成で（1万円＋3,000円）×12か月＝15万6,000円（税別）です。毎日20分の作業がなくなるとすれば、年に約80時間分です。この時間の価値は会社ごとに違うので、自社の数字に置き換えて見てください。
始める前に3つを用意する
相談のときに要るのは、次の3つです。仕様書は要りません。
- 入金明細の出し方：ネットバンクのCSV、通帳の記帳、銀行の画面など
- 請求の一覧の置き場所：Excel、販売管理ソフト、会計ソフトの売掛一覧など
- 会計ソフトの名前：APIの有無と、画面の操作で登録できるかを確かめるため
あわせて、迷いやすい入金（手数料・まとめ入金・名義違い）を今どう処理しているかを教えてもらうと、候補の出し方の決まりをそのまま作れます。
向かないケース
- 入金が月に数件しかない場合。手で消し込んだほうが早く、月額を払う意味が薄い
- 請求の一覧がどこにもなく、頭の中だけで管理している場合。先に請求の一覧を作るところからになる
- 会計ソフトの画面が頻繁に変わる場合。RPAはそのたびに手直しが要る（通常の修正は月額内だが、止まる時間が出る）
よくある質問
入金消込はExcelでも自動化できますか？
入金明細と請求の一覧をExcelに貼り、関数やマクロで名義と金額を突き合わせる方法はあります。一致する入金を見つけるところまでは自動にできますが、手数料の差し引きやまとめ入金の判断、会計ソフトへの登録は手作業が残ります。毎日の作業として回すなら、照合から登録までを1つの仕組みにしたほうが止まりません。
会計ソフトを替えないと自動化できないと言われました
替えなくてもできます。CSVの取り込み口もAPIもないソフトでも、人が打ち込んでいる画面に自動で入力する形（RPA）で登録できます。替えるかどうかは、ソフトそのものに不満があるかで決めればよく、消込の自動化のために替える必要はありません。
AIに消込を任せると、間違えませんか？
AIが行うのは候補を出すところまでで、消し込むかは人が決める形にします。名義と金額が一致する入金は決まりで消し込むので、AIの判断は入りません。迷う入金だけに候補と理由を付けるので、人が確かめる時間は短くなります。
当社では、入金消込の自動化を初期費用0円・月額1万円（税別）から作っています。照合から会計ソフトへの登録までの流れは、入金消込のデモで触れます。実例は入金消込をRPAで自動化した事例にまとめています。
