会議や打ち合わせを、スマホのボイスメモで録っている人は多いです。ただ、録った音声は聞き返されないまま残り、記録を取る人によって書き方もばらばらになります。あとから「あの案件で何が決まったか」を探すと、人の記憶頼みになります。
この記事では、ボイスメモの録音を議事録にして、案件ごとに整理して残す方法に絞って書きます。文字起こしのツールの比較は議事録の自動作成ツールの比較にあります。費用は当社の実例をもとにした計算例です。
結論：録音は今のまま、渡す先を1つ決める
ボイスメモの録音を議事録にするいちばんの近道は、録音のアプリを新しく入れず、今の録音の音声ファイルを渡す先を1つ決めることです。
録音のアプリを変えると、現場の人が使わなくなります。スマホのボイスメモ、ICレコーダー、会議ツールの録音など、今の方法で録った音声ファイルを、共有フォルダに入れる・メールで送る、のどちらかに決めます。あとの文字起こし・まとめ・整理は、仕組みの側で行います。
議事録は3つにまとめる
文字起こしをそのまま配っても、読まれません。文字起こしは残しつつ、次の3つにまとめます。
| まとめ | 中身 | 例 |
|---|---|---|
| 要点 | 話した内容の要約 | 改修は配線の追加で工期が2日のびる見込み |
| 決まったこと | その場で決定した事項 | 取引先へ工期の変更を今週中に連絡する |
| やること | 担当と期限つき | 工期変更の連絡（田中・10/30まで） |
「やること」に担当と期限が付くと、議事録が記録から行動の一覧に変わります。話した人ごとに文字起こしが分かれていると、誰が決めたかも追えます。
案件ごとに振り分ける
議事録が増えると、日付順に並んでいるだけでは探せません。どの案件・プロジェクトの話かをAIが判断して振り分け、案件ごとのフォルダにまとめます。
振り分けの材料は、会話に出てくる案件名や取引先名と、その案件の過去の記録との一致です。1本の会議に複数の案件の話が混ざることもあるので、やることごとに案件を持たせ、両方の案件から見られるようにします。
案件名が一度も出てこない会話（「来月の件」とだけ呼んでいるなど）は、AIが候補を出して人が決めます。AIの振り分けが外れることはあるので、あとから直せる前提にします。
案件ごとにまとまると、「丸山製作所の改修で決まったことは？」のように案件で探せます。まだ終わっていないやることも、案件ごとに一覧になります。
小さな打ち合わせも同じ形で残す
会議だけでなく、現場での数分の立ち話や、取引先との短い打ち合わせも、同じ形で残せます。短い打ち合わせほど記録が残りにくく、あとで「言った・言わない」になりやすい場面です。
実例では、週1回の定例会議だけでなく、小さなミーティングの記録にも使われています。録音のファイルを渡すだけなので、現場の人の手間は増えません。
費用を計算例で見る
当社の実例です。計算例であり、平均や相場ではありません。
- 業種：中小企業（会議と小さな打ち合わせの記録）
- 作ったもの：音声ファイルの受け取り→文字起こし→要点・決まったこと・やること→AIが案件ごとに振り分け→案件ごとの一覧
- 費用：月額2万円（税別）・初期費用0円。AIの利用料はお客様の負担
- 稼働中（2026年10月時点）
1年間の計算例は、月額2万円×12か月＝24万円（税別）に、AIの利用料を足したものです。AIの利用料は録音の長さで変わります。週に2〜3時間分の録音なら月に数百円から数千円の範囲が目安ですが、使うAIと量で変わります。
向かないケース
- 雑音が多い場所や、何人も同時に話す録音ばかりの場合。文字起こしが乱れ、まとめの質も下がる
- 録音そのものの習慣がない場合。まず「打ち合わせは録る」を決めるところからになる
- 案件やプロジェクトの区切りがない仕事の場合。振り分ける先がないので、日付順の議事録だけになる
よくある質問
iPhoneのボイスメモの文字起こし機能で足りませんか？
文字起こしだけなら足りることがあります。足りないのは、そのあとです。要点・決まったこと・やることにまとめる、案件ごとに振り分ける、あとから案件で探す、の部分は、文字起こしの機能にはありません。録音が週に数本以上あり、案件が複数あるなら、仕組みにする価値があります。
社外のAIに会議の音声を送って大丈夫ですか？
会議の中身によります。取引先の名前や金額が出る会議なら、送る前に名前を伏せる、または社内のPCで動くAI（ローカルLLM）を使う、という選び方があります。扱いの決まりを先に決めてから始めるのが安全です。
録音のアプリを作ってもらうことはできますか？
できますが、おすすめしていません。現場の人が新しいアプリを使い続けるのは難しく、今の録音の方法をそのまま使うほうが続きます。アプリを作らない分、費用も抑えられます。
当社では、音声ファイルから議事録を作り案件ごとに整理する仕組みを、初期費用0円・月額2万円（税別）から作っています。流れはAI議事録のデモで触れられ、実例はAI議事録の事例にまとめています。
