材料ロットから出荷先までたどれるようにする。AIは読み取りと検索だけ

この案件の中身

相談のきっかけ

取引先から「どの材料ロットがどの製品に入り、どこへ出荷したか」をたどれるよう求められた。入荷の記録は仕入先の納品書と手書きの台帳で、クレームのたびに人が何時間もかけて探していた。

導入前の手間

部品メーカーでは、材料や部品のロット番号が仕入先ごとに違う形で納品書に書かれ、入荷の記録は手書きの台帳だった。取引先や監査から「この材料ロットを使った製品はどれで、どこに出荷したか」を求められると、台帳と出荷伝票を人がさかのぼって何時間もかけて探していた。品目が数千あるため、Excelでのひも付けは続かなかった。

実装した範囲

• —ひも付けの本体（材料ロット→製品ロット→出荷先）は新しく作ったデータベースに通常の方法で持ち、材料から出荷先、製品から材料の両方向にたどれる。ここにAIは使わない（監査で「なぜこの結果か」を説明できるようにするため）
• —仕入先の納品書・検査成績書（紙・PDF）を入れると、仕入先・品目・ロット番号・数量・入荷日・期限を読み取って下書きにする。確認画面は左に原本、右に読み取り結果。担当者が直して確定したときだけ正式な入荷ロットになる
• —読み取り結果はシステム側で機械的に照合する。仕入先ごとのロット番号の形式（桁数・文字種）、発注数量との差、既存ロットとの重複に引っかかった項目を赤く出す
• —手書き台帳の過去分は、スキャンした画像をまとめて入れると夜間に一括で読み取って下書きをため、事務の担当が空き時間に確認していく。直近の数年分と回収リスクの高い品目から優先する運用にした
• —「先月のA材ロット123を使った出荷先は？」のような言葉での検索。AIにSQLを書かせず、あらかじめ用意した検索機能（材料→出荷先、製品→材料、期間と取引先で絞る）から「どれをどの条件で呼ぶか」だけを決めさせる。結果はデータベースから返し、画面に「ロット123・2026年10月・A材で検索しました」と実際の条件を出す

安全のために入れたもの

• —扱ったデータ 仕入先の納品書・検査成績書の原本と、入荷・製造・出荷のロットの記録
• —守り方 ひも付けの本体はAIを通さない通常のデータベース。検索のAIはデータベースに読み取り専用でしかつながらない。原本はロットの記録と一緒に残す
• —人が確認する場面 読み取った入荷ロットは、担当者が原本と見比べて確定するまで正式な記録にならない。形式・数量・重複の照合に引っかかった項目は赤く出る

開発期間・体制

作成に約1か月半。読み取りの追加（新しい仕入先の様式）や検索機能の追加は、通常の修正として月額の中で対応

費用目安

月額1.5万円（税別）。開発の初期費用は0円。AIの利用料とサーバー代はお客様の負担。過去の手書き台帳のデータ移行だけは、量に応じて初期費用を別途いただいた

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試作は最初の画面まで0円・1〜2週間。合わなければそこで終わりです

対応できない条件

• —材料と製品のひも付けは、製造のときに「どの材料ロットを使ったか」を人が記録する前提です。機械や設備からの自動取り込みはしていません
• —手書き台帳の読み取りは読み間違いが前提なので、全件を同じ熱量で確認するのではなく、優先する範囲をお客様と決めてから進めます。この分は量に応じて初期費用が要ります
• —言葉での検索は、用意した検索機能の範囲でしか答えません。「なんでも聞ける」形にはしていません（AIが数字を作らないため）

通信の暗号化（TLS 1.2以上）、パスワードのハッシュ化（bcrypt）、認証情報の暗号化、サーバーの公開鍵認証、国内データセンター、バックアップと復旧手順は、すべての案件でセキュリティポリシーのとおりに行っています。安全性と使いやすさを両立させる考え方は安全にAIを入れる当社のやり方にまとめています。

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