「営業メールの返信待ちや対応漏れを、担当者に聞かなくても分かるようにしたい」

動く画面：メールから作る案件ボード

まず「新着メールを取り込む」を押してください。案件を押すと、やり取りと、AIがまとめた要点が出ます。右上の「全員」が管理者向けの表示です。

Google Workspace・一般のCRMとの違い

同じ相談から作った実績

顧客名は秘密保持のため非公開ですが、対象業務・実装範囲・運用状況・対応できない条件まで書いています。2つ目は、この仕組みに商談の録音とAIエージェントを足した発展形です。

進め方

1. 1メール環境と人数を聞く。メールサーバーの種類（IMAP/SMTPで接続できるか）、担当者の人数、連携するアカウントの数。ここで金額が決まります。
2. 2読み取り専用で試す。まず受信・送信済みを読むだけの接続で、ボードができるところまでを見てもらいます。メールは1通も送りません。
3. 3判定の線と通知を合わせる。何日止まったら「フォロー候補」にするか、毎朝の通知を誰に出すか、AIに送らない案件の決め方を、現場の意見で調整します。
4. 4稼働してから課金開始。必要なら、送受信までこの画面で行う専用メーラーに広げます。

向かないケース

• —やり取りの大半が電話・チャット・対面で、メールに残らない場合。ボードに出るのはメールにある案件だけです。
• —Gmailのメール本文をGoogleのAPIで読む構成しか取れない場合。年ごとの審査と第三者のセキュリティ評価が必要になるため、費用と期間が変わります。先に相談してください。
• —「時間が何%減るか」の数字を先に求められる場合。実例の会社では、時間削減率などの定量的な効果は計測していません。分かるようになったのは「誰の案件がどこで止まっているか」です。

よくある質問

CRMを入れたのに、入力が続かなくてやめました。同じことになりませんか？

なりません。この仕組みには入力がありません。受信メールと送信済みメールを定期的に取り込み、最後にどちらが送ったかと日付から「自社対応待ち」「相手の返信待ち」を判定します。担当者は普段どおりメールを使うだけです。判定が違うときだけ、手で直します。

いま使っているメールソフトは、やめないといけませんか？

やめなくて構いません。既存のメールサーバーにIMAPで接続して読み取るので、普段のメールソフトと併用できます。実例の会社では、試験運用の意見を受けて、送受信までこの画面で行う専用メーラーに広げました。

Google Workspace（Gmail）でも使えますか？

IMAPとSMTPで接続できるメール環境が前提です。Gmailのメール本文をGoogleのAPIで読み取る形は、Googleによる審査と第三者のセキュリティ評価が毎年必要になるため、構成を個別にご相談ください。Google Workspace自体には、メールから案件の状態を自動で判定する機能はありません。

お客様とのメールを外部のAIに送るのが心配です。

案件ごとに「AIに送らない」のチェックを入れられます。チェックを入れた案件は、以後のメール本文が外部のAIに送られず、要点と次の一手は作られません。ボールの向きと日数は日付から判定するので、ボードには出続けます。守秘契約のある案件だけ外す、という使い方ができます。

電話や対面で決まったことは？

ボードには出ません。メールに残っていない約束は拾えないので、電話で決めたことはメールで一言送っておく運用が要ります。商談の録音を取り込む構成（下の2つ目の実例）にすると、話した内容も案件に残ります。

費用と期間は？

初期費用0円・月額5万円（税別）が目安です。利用人数と、連携するメールアカウントの数で変わります。AI APIとサーバーの利用料は別途です。案件ボードまでで約3週間、送受信つきの専用メーラーまで含めると、さらに約1か月。商談の録音とAIエージェントまで足す構成は月額8万円（税別）です。