「契約書も図面も検査成績書も、共有フォルダとメールに散らばっていて探せない」「どれが最新の版か分からない」「電子帳簿保存法の要件が不安」。総務・経理・品質管理の担当者から、よく聞く困りごとです。この記事では、中小企業が候補にしやすい10本を、公式サイトで確認できる事実だけ（2026年11月9日確認）で並べます。売り文句は書きません。確認できなかったことは「公式に記載なし」としています。
結論：書類の種類 → 人数 → 電帳法の置き場所、の順で決める
- 書類の種類で型が分かれる。手順書や議事録のように「文章を書いて残す」ものはDocBase・NotePM・Notion・Kibela・Qastのような型、契約書・図面・成績書のような「ファイルを置く」ものはGoogle Workspace・Dropbox・Fleekdrive・Boxのような型、文書管理専用の楽々Document Plusという分け方です
- 人数で選べる製品が絞られる。1人から契約できるものもあれば、最低10ユーザー（Fleekdrive）、100ユーザーから（楽々Document Plusのクラウド版）のものもあります
- 電子帳簿保存法の要件を、どの製品で満たすかを決める。公式の料金・製品ページで電子帳簿保存法に触れていたのはFleekdriveと楽々Document Plusの2本だけでした。ほかの8本は、そのページでは記載がありません
| 会社の状況 | まず見るもの |
|---|---|
| 手順書・マニュアル・議事録を探しやすくしたい（〜40人） | DocBase（1人月550円〜）、NotePM（40名で月5,400円・税抜）、Kibela（5人まで無料・ライト月500円〜・税別）、Notion（無料プランあり） |
| メールもまとめて、安く共有フォルダを持ちたい | Google Workspace（1ユーザー月800円〜・税別） |
| 版を戻したい・消したファイルを復元したい | Dropbox（履歴180日または1年）、Box（履歴25〜100版）。Boxは金額を確認できなかった |
| 10人以上で、電帳法にも触れている製品を見たい | Fleekdrive（最低10ユーザー・月600円〜）、100人以上なら楽々Document Plus |
| 取引先ごとの様式の書類を、作るところから保存まで自動にしたい | 既製ではなく、いまの保存先の横に小さく作る（記事の後半） |
10本の一覧と製品ごとの要点
上の早見・料金と条件の一覧・製品ごとの要点にまとめました（2026年11月9日に公式サイトで確認）。料金を公式に公開しているのは8本（DocBase、NotePM、Notion、Kibela、Google Workspace、Dropbox、Fleekdrive、楽々Document Plus）。Boxは、取得した時点で金額欄が空欄で、確認できませんでした。Qastは金額が公開されておらず、問い合わせとなっています。なお、楽楽電子保存・DocuWorks・Confluence・Microsoft SharePoint／OneDriveは、公式ページを開いても料金などを確認できなかったため、この記事には載せていません。
選ぶときに確認する5つ
1. 保存したい書類が「文章」か「ファイル」か
手順書やマニュアルのように本文を書いて残すなら、DocBase（Office・PDF等も全文検索と記載）、Kibela（添付のExcel・PDFの中身も検索と記載）、NotePM、Notion、Qastのような型が向きます。契約書のPDFや図面のように、ファイルそのものを置くならDropboxやFleekdrive、Google Workspaceのドライブのような型です。
2. 人数と、最低人数・上限
DocBaseは1人のパーソナルから、Kibelaは5人までの無料プランから、Qastは10名以下のフリープランから、Notionは無料プランから（有料の最小人数は記載なし）、NotePMは編集10名＋閲覧30名の40名プランから、DropboxのStandardとAdvancedは3人以上、Fleekdriveは最低10ユーザー、Google Workspaceのうち Starter・Standard・Plusは最大300ユーザー、楽々Document Plusのクラウド版は100ユーザーからです。5〜20人の会社は、100ユーザー前提の製品は外して考えます。
3. 版管理と削除ファイルの復元
「どれが最新か分からない」を減らすには、履歴の保持期間が重要です。Dropboxは履歴と削除ファイルの復元が180日（Professional・Standard）または1年（Advanced・Enterprise）、Boxはバージョン履歴の保持数がStarter25・Business50・Enterprise100と公式の料金表にあります。Notionはページ履歴が7日（フリー）・30日（プラス）・90日（ビジネス）と公式にあり、DocBaseは編集履歴からメモを復元できるとの記載です。Kibelaは監査ログと編集履歴の記載がありますが、期間の詳細は記載がありません。ほかの製品は、公式の料金ページに版管理の記載がありませんでした。
4. 全文検索と、スキャンした書類の扱い
DocBase、Kibela、楽々Document Plusは、添付ファイルの中身まで検索できると公式に書いています。楽々Document Plusは手書き文字をAI-OCRオプションで検索可能とも記載があります。Google WorkspaceはGeminiでドライブのファイルを検索できる記載ですが、Starterは対象外です。紙をスキャンして文字を読み取る部分は、AI-OCR比較も参考になります。
5. 電子帳簿保存法の要件をどう満たすか
請求書や領収書、契約書を電子で受け取ったり、スキャンして保存したりする場合、電子帳簿保存法の要件が関わります。要件の細部は国税庁の資料で確認してください。この記事で確認できたのは、Fleekdriveが「電子帳簿保存法にも対応」と公式に書き専用のオプションページを持つこと、楽々Document Plusが利用シーンに「電子帳簿保存法対応」を載せていること、の2点です。JIIMA認証の記載は、今回確認した公式ページにはどの製品にもありませんでした。対応の可否は、契約前に各社へ確認してください。契約書の保管は契約管理システム比較、承認の流れはワークフローシステム比較も見てください。
既製で合わないとき：いまのシステムの横に小さく作る
文書管理システムは「保存して探す」が得意です。ただ、取引先ごとに様式が違う納品書・検査成績書や、現場の帳票を、毎回手で作って保存している会社では、作るところが人手のまま残ります。そこだけを、いまの保存先を置き換えずに横に作る方法があります。当社の実例は、取引先ごとの様式で出す納品書・検査成績書と、材料ロットの追跡です。費用は月額1万円〜（税別）・初期費用0円。最初の画面までは無料試作で確かめられます。
よくある質問
Q. 文書管理システムの費用はいくらですか？
公式に料金を出している製品で、DocBaseは月550円〜（税込・1人）、NotePMは40名で月5,400円（税抜）、Notionは無料プランと1メンバー月1,650円〜（プラス）、Kibelaは5人まで無料でライトが1人月500円〜（税別）、Google Workspaceは1ユーザー月800円〜（税別）、Dropboxは1ユーザー月1,500円〜（3人以上のStandard）、Fleekdriveは1ユーザー月600円〜（税抜・最低10名）、楽々Document Plusのクラウド版は100ユーザーで月9万円（税抜）です。Boxは金額を確認できず、Qastは非公開（問い合わせ）でした。
Q. 無料で試せる文書管理システムはありますか？
DocBaseとNotePMは30日間（カード不要）、Kibelaは14日〜2か月（プラン別・カード登録不要）、Fleekdriveは30日間、Google WorkspaceとBox（Business以上）は14日間のお試しが公式にあります。Notion・Kibela（コミュニティ）・Qastには無料プランもあります。Dropboxは「無料で試す」のリンクがありますが期間の記載はなく、楽々Document Plusは公式の製品ページに記載がありません。
Q. 電子帳簿保存法に対応した文書管理システムはどれですか？
公式の料金・製品ページで電子帳簿保存法に触れていたのは、Fleekdriveと楽々Document Plusの2本でした。ほかの製品も、別ページや別オプションで対応している可能性があります。この記事では確認できた範囲だけを書いています。要件の内容は国税庁の資料で確認し、契約前に各社へ聞いてください。
Q. 取引先ごとに様式が違う書類を、作るところから自動にできますか？
できます。既製の文書管理システムは保存と検索が中心なので、様式に合わせて作る部分は、いまの保存先の横に小さく作る形になります。当社の実例は月額1万円〜（税別）・初期費用0円です。
Q. この記事の順番は何で決めていますか？
掲載料は受け取っておらず、順番で評価を表していません。公式に料金が分かる小規模向けの製品を前半に、100ユーザー前提の製品と金額を確認できなかった製品を後半に置いています。
まとめ
- 決め方は、書類の種類（文章かファイルか）→ 人数 → 電子帳簿保存法の要件をどの製品で満たすか
- 料金を公開しているのは10本中8本。無料プランから、100ユーザー月9万円まで。Boxは金額を確認できず、Qastは問い合わせ
- 公式で電子帳簿保存法に触れていたのはFleekdriveと楽々Document Plusの2本。JIIMA認証は今回の公式ページでは確認できなかったので、契約前に各社へ確認する
- 保存は既製、作るところは横に小さく。取引先ごとの様式の書類は、月額1万円〜（税別）で作れる
掲載内容の訂正・追加のご連絡はこちらへ。事実に関わる修正は無償で対応します。この記事は掲載料で順番や評価を変えていません。
参考にした資料（2026年11月9日確認）
- DocBase（クレイ）：https://docbase.io/
- NotePM（プロジェクトモード）：https://notepm.jp/price
- Notion：https://www.notion.com/ja/pricing
- Kibela（Bit Journey）：https://kibe.la/
- Qast（ビットジャーニー）：https://qast.jp/pricing/
- Google Workspace：https://workspace.google.com/intl/ja/pricing
- Dropbox Business：https://www.dropbox.com/ja/business/plans-comparison
- Fleekdrive（フリーク）：https://www.fleekdrive.com/／https://www.fleekdrive.com/plan/／https://www.fleekdrive.com/option/denshichobo/
- Box：https://www.box.com/ja-jp/pricing
- 楽々Document Plus（住友電工情報システム）：https://www.sei-info.co.jp/document-plus/
