「毎日の入力作業をRPAで減らせないか」という相談は多いのですが、RPAが得意なことと苦手なことの境目を知らないまま入れると、数か月で止まります。この記事では、当社が実際に作って動いている業務と、相談されたが向かないと判断した業務を、同じ基準で仕分けます。
結論：できるのは「同じ手順・判断なし・件数が多い」業務
RPAは、人が画面でやっている操作を、同じ順番で繰り返す仕組みです。だから次の3つがそろう業務に向きます。
- 毎回、同じ手順で進む
- 途中に判断がほとんど入らない（入っても「空欄なら飛ばす」程度）
- 件数が多い（毎日・毎週、まとまった数がある）
逆に、見て判断する部分そのものや、取引先ごとに例外がある業務、1件の間違いが事故になる業務には向きません。この境目を具体的に見ていきます。
できること：実際に動いている4つ
| 業務 | どの会社で | 何をRPAがやるか | 費用（税別） |
|---|---|---|---|
| 入金消込と会計ソフトへの登録 | 部品メーカー（事務・経理） | 入金明細と請求の一覧を照合し、会計ソフトの画面に登録 | 月額1万円＋サーバー代（実運用中） |
| FAX注文書の販売管理ソフトへの入力 | FAXで注文を受ける会社（複数社） | 読み取って人が確認した内容を、今のソフトの画面に入力 | 月額1万円＋サーバー代・AI利用料（長いところで2年以上） |
| APIのない取引先システムからの取り込み | 全業種 | 毎朝7時にログインし、前日分を検索してダウンロード | 月額1万〜4万円 |
| 複数システムへの同じ情報の登録 | EC・業務システム | ECの注文を在庫管理と顧客管理へ15分ごとに同期 | 月額2万〜6万円（APIがあったので連携で実装） |
入金消込と会計ソフトへの登録
事務・経理の担当者が、毎日の入金を請求と見比べて手で消し込み、会計ソフトに入力していました。入金明細と請求の一覧を取り込んで照合し、会計ソフトの画面操作まで自動にしています。会計ソフトは入れ替えていません。
判断が要るのは「金額が一致しない」「振込名義が請求先と違う」ような例外だけで、そこは人に回します。それ以外の大多数は手順が決まっているので、RPAの典型です。事例の詳細と動く見本があります。
FAXの注文書を、今の販売管理ソフトに入力する
FAXで届いた注文書を見ながら、販売管理などのシステムに手で打ち込んでいた会社です。ここは2段階に分けています。読み取りはOCRとAI、確認は人、入力はRPA。RPAが担当するのは「確定した内容を、今のソフトの画面に同じ順番で入れる」ところだけです。
読み取りまでRPAにやらせようとすると、手書きや薄いFAXで止まります。読む部分と入れる部分を分けたので、複数の会社で長いところは2年以上動いています。事例の詳細、答えのページ、動く見本があります。
APIのない取引先システムからの取り込み
取引先の受発注システムに毎朝ログインして、前日分を検索し、ダウンロードして自社の表に貼る、という作業です。相手のシステムに外からつなぐ仕組み（API）がないので、人と同じ操作を自動化しました。毎朝7時に動いています。
これがRPAの本来の用途です。相手のシステムを変えられないときに、外側から動かせます。事例の詳細。
複数システムへの同じ情報の登録
ECの注文を、在庫管理と顧客管理にも手で入れていた会社です。この案件は各システムにAPIがあったので、RPAではなくAPI連携で作りました。APIがあるなら、画面操作をなぞるRPAより速くて壊れにくいからです。「RPAでできるか」と聞かれたら、まずAPIがないかを確かめます。事例の詳細。
できないこと：相談されたが向かなかった3つ
見て判断する作業そのもの
「届いた注文書を読んで、どの商品かを判断して入力したい」という相談で、読む部分までRPAにやらせることはできません。RPAは画面の決まった位置の文字を拾うことはできても、手書きや取引先ごとに違う様式を読んで意味を取ることはできません。ここはAIの仕事で、RPAはその後ろで動きます。
例外だらけの業務
「基本は同じ手順だが、この取引先だけ書式が違う」「月末だけ手順が増える」が5つも10つもある業務は、例外を1つずつ設定に足していくうちに、誰も触れない仕組みになります。例外が多いなら、業務の側を先にそろえるか、例外は人がやると割り切ります。9割を自動化して1割は人、が現実的な線です。
間違えると事故になる業務
振込の実行、見積金額の確定、取引先への送信のように、1件の間違いが取り返しのつかない業務は、RPAに最後まで任せません。直前まで自動で進めて、最後の1クリックは人に残します。当社の入金消込も、例外は人が見てから確定する作りです。
RPA・AI・人の分け方
実務で安定するのは、1つの仕組みに全部やらせない形です。
| 工程 | 担当 | 理由 |
|---|---|---|
| 読む（FAX・手書き・メールの文章） | AI | 様式のばらつきに強い。ただし100%ではない |
| 判断に迷うものを確定する | 人 | 間違いの責任を持てるのは人だけ |
| 決まった画面に、決まった順番で入れる | RPA | 速くて正確。判断は要らない |
| APIがあるシステム同士をつなぐ | API連携 | RPAより壊れにくい |
RPAとAIエージェントの違いに、この分け方の考え方を詳しく書いています。
導入で失敗しやすい3つ
- 画面が変わると止まる。対象ソフトの更新でボタンの位置が変わると動かなくなります。避けられないので、止まったら気づける通知を最初から入れ、直す担当を決めておきます。当社は通常の修正として月額の中で直します
- 例外を足し続ける。上に書いたとおりです。例外は自動化せず、人に残します
- 作った人しか直せない。市販のRPAツールを社内の1人が組んで、その人が辞めて止まる、という相談が実際にあります。誰が直すかを先に決めてください
費用の実例
当社の場合、初期費用0円・月額制（税別）で、稼働するまで課金は始まりません。上の実例の金額をそのまま書きます。
- 入金消込と会計ソフトへの登録：月額1万円（サーバー代 月3,000円ほどはお客様負担）
- FAX注文の読み取りとRPA入力：月額1万円（サーバー代・AI利用料はお客様負担）
- APIのない外部システムからの取り込み：月額1万〜4万円（対象サイトの数と操作の複雑さで変わる）
- 複数システムの連携（API）：月額2万〜6万円
Excelの売上・入金の一覧を会計ソフトへ入れる形は、Excelから会計ソフトへの転記を自動化するにまとめました（小売・事務3名の実例つき）。
市販のRPAツールのライセンス料と比べたい場合は、RPAの月額が高い｜ライセンスを減らす置き換えの判断基準に公式の料金を載せています。
この条件で、自社の場合を聞く → 仕様書は要りません。1営業日以内に、範囲と月額をお返しします。
よくある質問
Q. RPAでできることを一言で言うと？
人が画面でやっている決まった操作を、同じ順番で繰り返すことです。ログイン、検索、入力、ダウンロード、転記、照合のような作業が対象です。
Q. RPAに向いている業務の見分け方は？
毎回同じ手順か、途中に判断がほぼ入らないか、件数が多いか、の3つで見ます。3つそろえば向いています。1つでも外れるなら、その部分だけAIか人に分けます。
Q. 手書きやFAXの読み取りはRPAでできますか？
読み取りそのものはRPAではできません。OCRとAIで読み取り、人が確認したあとの「入力」をRPAが担当する形にします。当社のFAX注文の事例はこの形で、複数社で2年以上動いています。
Q. 今の販売管理ソフトや会計ソフトは替えないといけませんか？
替えません。RPAは今の画面を操作するので、ソフトはそのままです。入金消込の事例も、会計ソフトは入れ替えていません。
Q. 導入で失敗するのはどんな場合ですか？
例外だらけの業務にRPAを当てた場合と、画面が変わって止まったときに直す人がいない場合です。例外は人に残し、直す担当を先に決めておきます。
Q. 費用はいくらですか？
当社の実例では、入金消込とFAX注文の入力がそれぞれ月額1万円（税別・サーバー代等は別）、外部システムからの取り込みが月額1万〜4万円です。初期費用は0円で、稼働するまで課金は始まりません。
まとめ
- RPAでできるのは、毎回同じ手順・判断がほぼない・件数が多い業務。入金消込、FAX注文の入力、既存システムへの取り込みが実際に月額1万円前後で動いている
- できないのは、見て判断する作業そのもの、例外だらけの業務、間違えると事故になる業務
- 読むのはAI、確定は人、入れるのはRPA、APIがあれば連携。この分け方で今のソフトを替えずに回る
- 失敗は、画面変更・例外の積み上げ・直す人の不在の3つ。最初に決めておけば防げる
「うちのこの作業、RPAで減らせますか」という一言で構いません。お問い合わせからどうぞ。今の画面や帳票を1枚見せてもらえれば、最初の画面を0円で試作することもできます。
